НОВОСТИ

ДРУГИЕ НОВОСТИ

РЕКОМЕНДУЕМ




ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

  • Лучшие планшетные ПК 2018 года

  • АВТОРИЗАЦИЯ

    КАЛЕНДАРЬ НОВОСТЕЙ

    «    Январь 2018    »
    ПнВтСрЧтПтСбВс
    1234567
    891011121314
    15161718192021
    22232425262728
    293031 

    НАШ АРХИВ

    Январь 2018 (1)
    Август 2017 (1)
    Июль 2017 (1)
    Июнь 2017 (1)
    Апрель 2017 (3)
    Январь 2017 (2)


    Электронные платежи: главное — желание

    Почему-то считается, что налаживание обмена электронных документов при взаимодействии предприятий — процесс долгий и трудоемкий. Те, кто сумел перейти к электронным платежам, убеждены, что это не так. Более того, все гораздо проще, чем кажется поначалу.

    Чтобы перевести платежи в электронный вид, достаточно команды из трех человек: инициатора проекта, разработчика от оператора обмена электронными данными и эффективного программиста», — уверена Наталья Шемякина, главный бухгалтер компании «Пермэнергосбыт». С момента начала перехода к электронному документообороту с контрагентами созданы и подписаны более 80 тыс. первичных документов.

    Шемякина уверена, что переход к электронным документам пошел бы на пользу всем участникам оптового рынка электроэнергии. Однако, к сожалению, энергокомпании не спешат с переходом. «Вероятно, многие не торопятся переходить из-за вычета НДС — пока не внесены уточнения в Налоговый кодекс РФ, покупатели теряют возможность вычета НДС в текущем месяце», — поясняет она. — Транспортная компания «ТрансВИП» была первой из организаций нашего края, перешедших на электронные расчеты с клиентами, что позволило осуществлять расчет стоимости грузоперевозки в течении двух часов и проводить международные перевозки грузов (авиа, морским, авто и ЖД транспортом) в пределах земного шара. Этому способствовало то, что среди наших клиентов—тысячи малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, они приветствовали перевод расчетов в электронный вид. Для устранения риска получения вычета НДС мы отправляем счет-фактуру в бумажном виде тем клиентам, кто этого желает. Крупные потребители электричества пока занимают выжидательную позицию и не торопятся уходить от бумажного документооборота».

    ПОДПИСЫВАТЬ РУКА УСТАЛА

    По мере того как росли число пунктов приема платежей и объемы финансовых операций и документов, процесс обработки платежных документов в компании «Пермэнергосбыт» превращался в весьма утомительную процедуру: мало того, что все документы нужно было распечатать, их требовалось также подписать. «Может, это прозвучит странно, но мы устали подписывать документы вручную, поэтому для начала перевели процесс подписания кассовых документов в электронный вид с использованием электронной подписи, — вспоминает Шемякина. — Ежедневный объем подписания огромный — до 6 тыс. документов. Руководству филиалов постоянно приходилось брать акты и счета-фактуры домой на выходные, чтобы вовремя подписать эти документы, которые нужно было затем оперативно доставить клиентам».

    Идею перехода к юридически значимому электронному документообороту с контрагентами активно поддержало руководство компании. Первая и наиболее масштабная задача, которая решалась в процессе перехода к ЭДО с контрагентами, — это актуализация клиентской базы: проверка реквизитов договоров, устранение ошибок, дублирования и т. д.

    Следующим шагом была разработка маршрутов и форматов выгрузки и загрузки документов с операторами процесса. «На этом этапе очень помогло то, что мы заключили соглашения одновременно с двумя операторами обмена электронными данными и в интенсивном режиме реализовывали проект, — продолжает свой рассказ Шемякина. — Выбранные мной операторы придерживались очень разных подходов. С их помощью мы внедрили начальный уровень электронной канцелярии. Это стало важным шагом для нашего предприятия — мы уже получили первые результаты экономии на почтовых расходах».

    Запуск системы удачно совпал с утверждением Минфином формализованного счета-фактуры.

    Внедряя систему электронного документооборота, «Пермэнергосбыт» проводил работу не только внутри компании, но и среди клиентов. На сайте компании была создана страница, где подробно рассказывается об электронных документах, есть возможность задать вопросы и получить ответы в режиме онлайн, проводились семинары и презентации о выгоде электронных документов. Безусловно, самым эффективным методом оказалась массовая отправка электронных документов через операторов электронного документооборота, пакет включал счет, акт, счет-фактуру и соглашение об ЭДО. Такая рассылка производилась трижды.

    ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ КАК ПРОЦЕСС

    Пока основные изменения в бизнес - процессах коснулись только канцелярии. Ряд других организационных изменений сейчас обсуждается и планируется.

    «Сервис массовой подписи электронных документов уже полностью реализован. На начальных этапах мы могли подписывать документы только относительно небольшими пакетами, не более 50 или 100 штук, — говорит Шемякина. — Сейчас мы можем поставить за считанные секунды квалифицированную подпись под несколькими сотнями тысяч документов, если это требуется, после чего документы будут разосланы клиентам и получены ими в течение пяти минут».

    Взаимодействием с клиентами занимается группа из примерно сотни сотрудников, наделенных соответствующими регламентными полномочиями, а также правами доступа к функциям информационных систем. Сотрудники отвечают за «своих» клиентов и, используя возможности гибких настроек систем ЭДО, имеют возможность видеть всю информацию по электронной переписке и статусу электронного документа.

    После того как очередной филиал компании закрывает расчет в биллинговой системе, сгенерированные документы выгружаются на сервер одного из операторов ЭДО («Пермэнергосбыт» сейчас работает с двумя операторами — «СКВ Контур» и СБИС). Там же указывается каталог или папка, куда нужно помещать документы для конкретного клиента. Биллинговая система компании пока работает на платформе «1C», сейчас реализуется проект по переводу ее на платформу Microsoft Dynamics АХ.

    Статусы документов передаются из систем операторов в биллинговую систему энергокомпании и «привязываются» к конкретным клиентам и договорам с ними. По итогам дня можно сгенерировать отчет.

    Отдельно был отлажен процесс обработки входящих сообщений от клиентов. Клиент имеет право сразу аннулировать выставленные ему акт, счет или счет-фактуру, если обнаружил, что отправил неверные показания и пр. Отлаживая процесс, специалисты «Пермэнергосбыта» внимательно изучали особенности взаимодействия с самыми разными клиентами.

    Сейчас в компании примерно 65% исходящего документооборота полностью переведено в электронный вид, правда, бумажное дублирование пока остается в части счетов-фактур для некоторых клиентов. Есть и категория контрагентов, с которыми достаточно обмена посредством обычной электронной почты. «Существенная часть наших клиентов — индивидуальные предприниматели, для них юридически значимый документооборот не так важен, главное — передать показания и получить счет на оплату», — комментирует Шемякина.

    Что касается входящего документооборота, то его перевод в электронный вид сейчас в самом начале, поскольку платежных документов от поставщиков немного — на территории Пермского края мало кто перешел на юридически значимый электронный документооборот для взаимодействия с контрагентами. Пока компания получает документы только от местных операторов связи.

    Отдельно стоит отметить, что при заключении договора с оператором ЭДО необходимо обращать внимание на доступ к архиву своих документов у операторов в течение неограниченного времени в соответствии с требованиями законодательства. Как отмечают в «Пермэнергосбыте», в условиях переменчивой российской правовой базы имеет смысл вести дублирующий архив, куда автоматически заносятся все создаваемые платежные документы.

    ТРУДНОСТИ, РИСКИ, РЕЗУЛЬТАТЫ

    По мнению Шемякиной, переход к электронным платежам с контрагентами не несет существенных рисков. «Надеюсь, Минфин в ближайшее время устранит последнюю законодательную коллизию, тормозящую ЭДО, — право вычета НДС в период подписи», — добавляет она.

    Среди трудностей главный бухгалтер компании особо выделяет взаимодействие с операторами ЭДО: «Чем больше у оператора клиентов, тем большего срока требуют изменения в его программном обеспечении. У некоторых операторов, с которыми есть желание поработать, слишком высокие цены, это тоже сильно тормозит переход на ЭДО».

    Еще одна трудность взаимодействия с операторами касается форматов документов. «Мы выгружаем графические изображения актов и накладных, поскольку акты электропотребления — сложные документы, в соответствии с законодательством один акт может занимать до восьми страниц, и перевод его в формат XML очень трудоемок. Поначалу не все операторы принимали “картинки”, предлагая перевести их в формат XML, это вызвало задержку в переходе на электронный документооборот, — вспоминает Шемякина. — Сейчас операторы принимают “картинки”, правда, пока не ставят электронные подписи на сообщения с графическими копиями документов. Мы обсуждаем эту проблему и пытаемся ее решить».

    Главным результатом перехода на электронный документооборот с контрагентами Шемякина считает более быстрое получение клиентами расчетных документов: «Всегда основной претензией по счетам-фактурам за электроэнергию был поздний срок получения документов. Территория Пермского края огромная, и доставка бумажных документов нередко затягивалась. Сейчас всего одна минута — и акт подписан обеими сторонами, несмотря на то что между нами и нашими контрагентами 350 км!»

    Электронные первичные документы с электронно-цифровой подписью могут использоваться и в судах, например при взыскании долгов за неплатежи. «Мы встречались с различными представителями гос-органов и демонстрировали им, что собой представляют наши электронные документы, заручились их согласием и только после этого приступили к проекту перевода документооборота с контрагентами в электронный вид», — вспоминает главный бухгалтер «Пермэнергосбыта».

    Операторы, с которыми у «Пермэнергосбыта» заключены договорные отношения, дают компании возможность получить документальное подтверждение того, что документ имеет юридическую силу в суде (в их числе, например, «Тензор» и «СКВ Контур»), а именно, снабжают открытым ключом сертификата электронной подписи и протоколом.

    Электронные платежные документы могут использоваться и для предоставления в налоговые органы, их формат соответствует требованиям ФНС, добавляет Шемякина: «Проблема состоит в том, что Управление ФНС по Пермскому краю пока не готово к приему от нас документов в установленных форматах через оператора, хотя работа в этом направлении уже ведется, и мы готовы оперативно подтверждать право вычета НДС по любому своему клиенту».

    Подавляющее большинство организаций в России сегодня только присматриваются к возможностям организации юридически значимого ЭДО со своими контрагентами из числа юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Многие опасаются проблем с судебными и налоговыми органами в плане предоставления им электронных документов. Иные смотрят на «соседей» — партнеров, клиентов и конкурентов, ожидая, когда наберется критическая масса бизнес-пользователей электронных платежей. Немало и тех, кто не понимает, что, собственно, надо делать и с чего начать. Как бы то ни было, процесс перехода на юридически значимый ЭДО неумолим, вопрос только в скорости этого процесса.
    Опубликовано в категории: Прочие новости

    15-02-2014, 10:01